اکثر بیمارها و کلینیک ها با چالش فراموشی نوبت توسط بیماران روبرو هستند. این چالش با رشد فناوری و شهرنشینی و توسعه فعالیت های روزانه، بیش از قبل نمود پیدا کرده است. زیرا چالش فراموش کردن صرفا برای زمان ویزیت ها و نوبت ها کلینیکی و درمانی نیست. بلکه یک چالش بزرگ برای تمام افراد است. از هر کسی در خصوص فراموشی سوال کنید گله و شکایت از اینکه همه چیز را فراموش می کند زیاد است. این رویداد اجتماعی تاثیر زیادی در فضای عملکرد مطب ها و کلینیک ها ایجاد کرده است. زیرا فراموش کردن نوبت در مورد بسیاری باعث ایجاد زمان مرده می گردد و زمان که تخصیص داده شده و به بیمار مراجعه نکرده بود خالی می ماند.
در مطب های پر مراجعه با زمان ویزیت کوتاه این امر چالش زیاد ایجاد نمی کند. ولی در کلینیک های زیبایی و فیزیوتراپی و روانشناسی این زمان ها می تواند چشمگیر باشد و باید برای کاهش آن چاره ای اندیشید. تعداد افرادی که وقت رزرو کرده اند و مراجعه نکرده اند هیچگاه صفر نخواهد شد. ولی کاهش مقدار آن در بهبود راندمان شما می تواند بسیار موثر می باشد. تنها حالت ممکن برای کاهش میزان فراموشی نوبت یادآوری است. این یادآوری با روش های مختلفی می تواند صورت پذیرد. در اینجا روش های مختلف یادآوری نوبت ها را بررسی می کنیم و شما بر اساس شرایط و امکانات خود می توانید چندین روش را انتخاب کنید.
تاییدیه نوبت برای عدم فراموشی نوبت توسط بیماران
یک روش کلیدی و مهم برای عدم فراموشی نوبت توسط بیماران، تاییده نوبت است. تاییدیه نوبت یعنی شما در یک فاصله زمانی مناسب با یک تماس تلفنی از حضور بیمار در مطب یا کلینیک اطمینان حاصل کنید و به این جمع بندی برسید که بیمار قصد حضور در زمان نوبت خود را دارد. ولی باز هم نمی توان اطمینان قطعی داشت. زیرا ممکن است حوادث پیش بینی نشده ای رخ دهد و بیمار مراجعه نکند. تاییدیه نوبت باید از طریق مکالمه تلفنی صورت پذیرد تا در صورت عدم تایید بتواند بازخورد بیمار را دریافت و ثبت کند.
بازخورد بیمار ممکن است تایید حضور یا عدم مراجعه یا تغییر زمان حضور باشد و این با روشی غیر از مکالمه امکان پذیر نیست. اما فاصله زمانی مناسب چه زمانی است؟ فاصله زمانی مناسب بستگی به میزان شلوغی و نوع فعالیت شما دارد. فاصله زمانی می تواند از یک تا چند روز متغیر باشد. یعنی شما یک روز یا چند روز قبل از رسیدن زمان نوبت نوبت با بیمار تماس می گیرید و از حضور وی اطمینان حاصل می کنید. زمان مناسب را بر اساس میانگین زمانی که طول می کشد تا در صورت لغو حضور بیمار رزرو مجدد صورت گیرد و زمان لغو شده شما خالی نماند، تعیین می شود. این مناسب ترین و قطعی ترین روشی است که باید اجرا شود و هیچ روش فناوری برای جایگزین کردن ندارد.
در کنار این کار و در فاصله تماس تا حضور می توان از روش های فناورانه برای عدم فراموشی مجدد استفاده کرد.
ارسال پیامک
پیامک بعد از تماس مستقیم، با اطمینان ترین روش برای یادآوری زمان نوبت ها است. زیرا در صورت روشن بودن گوشی همراه بیمار قطعا پیام را تحویل می گیرد و ربطی به آنلاین یا آفلاین بودن ندارد. اگر فاصله زمانی بین نوبت و تماس تاییده شما زیاد است، حتما پیامک یادآوری ارسال کنید. ارسال پیامک باعث عدم فراموشی نوبت توسط بیماران می گردد. پیامک مطمئن ترین روش برای ارسال پیام های یادآوری نوبت ها است و هیچ یک از روش های مکانیزه تا این سطح از اطمینان را برای شما ایجاد نمی کند. نکته مهم اینکه برخی از نرم افزارهای مدیریت مطب این فرآیند را به صورت خودکار انجام می دهند و می توانند مکانیزه سازی خوبی برای این شیوه ایجاد کنند.
ارسال از طریق پیام رسان های آنلاین
پیام رسان های آنلاین در رتبه بعدی یادآوری نوبت ها قرار می گیرند و می توان به عنوان سومین گزینه یادآوری آن را بررسی کرد. این پیام رسان ها نیازمند دسترسی به اینترنت توسط بیمار است و ممکن است. در این بازه زمانی ارسال تا زمان ویزیت بیمار آنلاین نشود و پیام یادآوری شما را مشاهده نکند. این شیوه را می توان به عنوان غیر اعتمادترین روش یادآوری نوبت ها استفاده کرد.