نوبت دهی آنلاین یکی از موضوعات حساس در مطب ها و کلینیک ها است. نوبت دهی به صورت های مختلفی انجام می گیرد و می توان شیوه های متنوعی برای نوبت دهی بیماران استفاده کرد.
یکی از مهم ترین شیوه های نوبت دهی، نوبت دهی آنلاین است. این شیوه با پیشرفت فناوری و توسعه خدمات آنلاین توسعه یافته است و یک شیوه مناسب و سریع و سازگار زندگی مدرن است. با ظهور فناوری های نوین و توعه شهری، کمبود وقت بخشی از زندگی روزمره انسان ها شده است. در این فضا استفاده از فناوری های روز برای کاهش ترافیک شهری و دسترسی سریع و ذخیره زمان یک راهکار کاربردی و به روز است. پلتفرم ها و نرم افزارهای نوبت دهی آنلاین امکانات مختلفی را برای نوبت دهی فراهم می کنند. قبل از بررسی ویژگی های پلتفرم های نوبت دهی آنلاین به مزایا و معایب نوبت دهی آنلاین می پردازیم و بررسی می کنیم نوبت دهی آنلاین برای شما خوب است یا نه.
مزایا و معایب نوبت دهی آنلاین
نوبت دهی آنلاین مانند تمامی ابزارها دارای مزایا و معایب مخصوص به خود است. حضور یا تماس تلفنی بیماران و مراجعان به مطب یا کلینیک بابت رزرو نوبت یک فرآیند زمان بر برای مراجعه کننده پر چالش برای شما است.
تصور کنید بیماران برای هر مراجعه به صورت تلفنی یا حضوری در مطب شما حاضر شوند و اقدام به رزرو نوبت کنند. حجم بالایی از افراد به شما مراجعه می کنند و انتظار پاسخگویی از منشی را دارند. منشی علاوه بر رزرو نوبت ها، باید به امورات مختلفی از قبیل نظم دهی به امور مراجعان، کنترل ورود و خروج به مطب پزشک، مدیریت پرداخت های بیماران و سایر امور مطب را رسیدگی کند. این وضعیت حتی اگر منشی فعال و ماهر باشد، باعث فرسودگی شغلی سریع می گردد و لذا شما مجبور به استخدام یک منشی دیگر خواهید بود تا به امور پاسخگویی به مراجعه کنندگان حضوری بپردازد. در این شرایط به احتمال زیاد برای راه اندازی پلتفرم نوبت دهی آنلاین اقدام خواهید کرد اما در کنار مزایای آن از معایب آن نیز غافل نباشید.
اگر شما دارای یک مطب یا کلینیک با امکان ارائه خدمت مشخص در زمان مشخص هستید، مانند مطب ارتوپدی که زمان ویزیت حدود 10 الی 20 دقیقه ای، قطعا نوبت آنلاین یک انتخاب ایده آل و بدون چالش است. اما اگر دارای تنوع خدمات و زمان زمان هستید ( مراکز لیزر و کلینیک های زیبایی دارای تنوع خدمات بالا با زمان های متنوع هستند ) باید در استفاده از نوبت دهی آنلاین کمی احتیاط کنید.
در این شرایط استفاده از نوبت دهی آنلاین نه تنها باعث افزایش نظم در مطب یا کلینیک شما نمی گردد، بلکه باعث افزایش بی نظمی و بهم ریختگی نوبت ها می شود. فرض کنید یک مرکز لیزر دارید و یک مراجعه کننده بابت یک خدمت زمان رزرو کرده که حدود نیم ساعت به زمان نیاز دارد. اگر مراجعه کننده بعدی زمان ربع ساعت بعد از پایان کار مراجعه کننده اول را رزرو کرده باشد شما ربع ساعت زمان مرده در برنامه کاری خود دارید، در حالی که در حالت نوبت دهی حضوری یا تلفنی، جابجایی یک ربع ساعت به قبل یا به بعد در اکثر موارد امکان پذیر است و در این حالت زمان مرده زیادی نخواهید داشت.پلتفرم نوبت دهی آنلاین چه ویژگی هایی باید داشته باشند
پلتفرم های مختلفی جهت نوبت دهی آنلاین طراحی شده اند که هر یک دارای ویژگی های خاصی هست. مقایسه ویژگی های پلتفرم های آنلاین و مقایسه آنها با یکدیگر، یکی از مهم ترین کارهایی است که شما قبل از شروع نوبت دهی آنلاین باید به آن توجه کنید.
امکان همزمانی با نوبت دهی حضوری
نوبت دهی مطب یا کلینیک شما قطعا نمی تواند به صورت کاملا آنلاین باشد و از مراجعه کنندگان حضوری خواسته شود سیستم نوبت دهی آنلاین مراجعه کنند. زیرا بیماران و مراجعه کنندگان شما انتظار دارند که در صورت حضور در مطب یا کلینیک شما نوبت دهی انجام شود. در صورتی یک بیمار بعد از ویزیت نیازمند به ویزیت مجدد در بازه زمانی مشخص باشد، منشی باید امکان نوبت دهی را داشته باشد و این نوبت از پلتفرم برای نوبت دهی آنلاین حذف شود. اگر تمامی این کارها بصورت دستی صورت پذیرد یک کار خسته کننده با اشتباهات فراوان و بهم ریخته خواهد بود.
برخی از پلتفرم ها در صورت رزرو نوبت با پیامک بر شماره ثبت شده اطلاع رسانی می کنند و منشی باید نوبت را در دفتر خود ثبت کنند این گونه پلتفرم ها بسیار ناکارآمد بوده و صرفا باعث بی نظمی بیشتر می گردند. در انتخاب پلتفرم نوبت دهی آنلاین به امکان همزمانی بین سیستم منشی و نوبت دهی آنلاین توجه داشته باشید.
محدودیت های پلتفرم
برخی از پلتفرم های نوبت دهی رایگان دارای محدودیت های خاصی بوده و به اصطلاح فرمیوم هستند. یعنی بر اساس سیاست اعمال شده برخی از امکانات ممکن است رایگان و برخی دیگر پولی باشد و یا محدودیت در تعداد نوبت دهی داشته باشد. در هنگام استفاده از این پلتفرم ها حتما به این نکته توجه داشته باشید، زیرا شما در صورت استفاده از پلتفرم نوبت آنلاین نیازمند به معرفی این پلتفرم در فضای مجازی یا تبلیغات محیطی هستید و این برای شما دارای هزینه خواهد بود. اگر پلتفرم مناسبی انتخاب نکنید ممکن است این هزینه کرد شما از بین برود.
نوبت دهی برای خدمات مختلف
اگر شما ارائه دهنده ی چندین خدمت توسط چندین پزشک و درمانگر هستید کار شما سخت تر می شود و باید در نوبت دهی آنلاین به نکات بیشتری توجه داشته باشید نوبت دهی در شرایط کلینیکی دارای پیچیدگی بیشتری است. فرض کنید یک خدمت در کلینیک شما توسط چند نفر ارائه می گردد، نوبت دهی آنلاین بدون مشخص شدن درمانگر خواهد بود و صرفا زمان مشخص می گردد یا باید درمانگر نیز مشخص شود.
به عنوان مثال در یک کلینیک فیزیوتراپی تمامی حرکات و درمان ها زیر نظر پزشک توسط فیریوتراپیست ارائه می شود. اینکه در مراجعه قبلی بیمار در باکس اول درمان شده یا در باکس دوم اهمیتی ندارد، ولی در یک کلینیک دندانپزشکی یک پزشک کار عصب کشی دندان را انجام داده و در نوبت بعدی قرار است خود وی کار ترمیم را تکمیل نماید. نوبت دهی باید برای یونیت همین پزشک انجام شود. در چنین شرایطی نوبت دهی آنلاین بسیار پیچیده و سخت می شود. یا فرض کنید در یک کلینیک روانشناسی کل فرآیند مشاوره و درمان توسط یک روانشناس باید انجام شود و نوبت دهی آنلاین باید امکان انتخاب درمانگر را داشته باشد. سیاست کاری و نوبت دهی شما باید توسط پلتفرم نوبت دهی آنلاین پشتیبانی شود.
پلتفرم های عمومی و اختصاصی نوبت دهی آنلاین
پلتفرم های مختلف دارای سیاست های خاص خود برای ارائه خدمات هستند. برخی دارای ساختار عمومی و برخی ساختار اختصاصی هستند و برای هر مطب یا کلینیک یک ساختار مستقل با طراحی مستقل ارائه می دهند. در ادامه به انواع پلتفرم های ارائه دهنده خدمات نوبت دهی آنلاین می پردازیم.
پلتفرم های دایرکتوری پزشکان
وب سایت های زیادی وجود دارد که در آن اطلاعات پزشکان در دسته بندی های مختلف را نمایش می دهد و امکان جستجو برای شهر، تخصص، نام و حتی منطقه را فراهم می آورند. در این وب سایت ها معمولا اطلاعات تماس و شماره همراه پزشکان وجود دارد. برخی نیز در کنار اطلاعات تماس امکان نوبت دهی آنلاین را نیز فراهم کرده اند. بیشتر این پلتفرم ها بر اساس مدل درآمدی خود ممکن است امکان نوبت دهی رایگان را برای شما فراهم کنند. این ساختارها معمولا رایگان و غیر پایدار هستند و ممکن است بعد از مدتی دچار مشکل درآمدی شده و کلا پلتفرم از دسترسی خارج شود. ولی به عنوان یک راهکار نوبت دهی آنلاین موقت می توان از آن استفاده کرد.
سیستم های یکپارچه
پلتفرم های آنلاینی وجود دارد که امکانات مختلفی از قبیل مدیریت مطب و کلینیک و نوبت دهی آنلاین را در یک پلتفرم نیمه اختصاصی آنلاین به شما ارائه می دهد. این پلتفرم ها معمولا یک بازه زمانی تست رایگان داشته و سپس با پرداخت هزینه می توانند از پلتفرم استفاده نمایید. در این سیستم ها برای شما یک صفحه شخصی سازی شده ولی در داخل پلتفرم ارائه دهنده وجود دارد و می توانید با پرداخت هزینه از امکانات مختلفی مانند نوبت دهی استفاده کنید.
سیستم های اختصاصی
سیستم های اختصاصی به صورت پلتفرم های آنلاین یا نرم افزارها قابل نصب در سیستم های مطب طراحی شده و برخی امکان نوبت دهی نیز فراهم کردند. این سیستم ها معمولا دارای هزینه هستند ولی شما مالک این سیستم شناخته می شوید و می توانید به سادگی هزینه های تبلیغاتی برای پلتفرم نوبت دهی آنلاین پرداخت کنید و مسیر کار نوبت دهی آنلاین را پیش ببرید.
نحوه انتخاب پلتفرم نوبت دهی
فکر می کنم بر اساس آنچه گفته شد خودتان نیز به این نتیجه رسیدید که بهترین نوبت دهی آنلاین وجود خارجی ندارد و این شرایط نوبت دهی و تخصص شماست که تعیین می کند کدام نرم افزار نوبت برای شما مناسب است. در این مقاله سعی کردیم تا شما را با ابعاد مختلف و چالش های نوبت دهی آنلاین آشنا کنیم. امیدوارم با بررسی دقیق عملکرد پلتفرم های مختلف یک انتخاب خوب برای نوبت دهی آنلاین داشته باشید.