مدیریت مطب بدون استفاده از نرم افزار مدیریت مطب کار ساده و بدون پیچیدگی به نظر می رسد. اکثر فارغ التحصیلان رشته پزشکی بر این باور هستند که به سادگی می توانند یک مطب افتتاح کنند و مدیریت آن را به دست بگیرند. تنها چالش پیش روی آنها گرفتن مجوز و تامین مالی برای اجاره یا خرید مطب و تجهیز آن است. ولی یک پزشک با تجربه می داند که این کار اینقدر هم ساده نیست. گرفتن مجوز مطب و تجهیز و راه اندازی مطب تازه بخش ساده ی آن هست. بدون مدیریت صحیح مطب نمی توان به موفقیت رسید. برای مدیریت صحیح یک مطب باید موارد زیادی را در نظر داشت. این موارد را می توان در چند دسته مورد بررسی قرار داد.
مدیریت نیروی انسانی
نیروی انسانی به عنوان شاکله و اسکلت اصلی مطب شما مهم ترین عامل در رشد و توسعه مطب شما می باشد. نیروی انسانی فعال و خوب مطب شما را به درستی چیده و با افزایش رضایت بیماران مسیر پیشرفت مطب را هموار می نماید. شاید این موضوع چندان برای شما ملموس نباشد. فکر کنید عملکرد اصلی برای پزشک است و نیروی انسانی تاثیر زیادی ندارد. ولی به این نکته توجه کنید که خود پزشک هم جزو نیروی انسانی مطب محسوب می شود. رفتار پزشک با بیمار، رفتار منشی و بقیه عوامل انسانی، می تواند در جذب و نگهداری بیماران موثر باشد.
من افراد زیادی را می شناسم که با کلینیک های عمومی تماس می گیرند و برنامه کاری پزشک مدنظرشان را می پرسند. حتی گاهی چند روز درد را تحمل می کنند تا نزد پزشک معتمد خودشان بروند و درمان را از وی بگیرند. این تاثیری است که یک رفتار درست و یک مدیریت درست ایجاد می کند.
مدیریت فضای مطب
فضای مطب یکی از مواردی است که در ناخودآگاه انسان تاثیر می گذارد. عدم چیدمان خوب یا عدم توجه به نظافت و فضاسازی قطعا می تواند در ناخودآگاه بیماران و مراجعه کنندگان شما موثر باشد .با توجه به موقعیت مکانی و منطقه مورد فعالیت و تمکن مالی بیمارانی که هدف قرار داده اید باید تعیین کنید که یک مطب خوب نیاز دارید یا یک مطب لوکس باید آماده کنید. اگر بیماران شما در منطقه ای که مخاطب شما هستند خود دارای زندگی لوکس هستند، باید مطب لوکس طراحی کنید. در غیر این صورت داشتن یک مطب خوب با طراحی و فضای مناسب و قابل قبول کافی است.
مدیریت داده ها و اطلاعات
در مطب های خصوصی مدیریت داده ها و اطلاعات بیماران بسیار مهم است. این موضوعی است که کمترین میزان توجه معمولا به آن می شود. در بیشتر مطب ها یک دفتر یا سررسید برای ثبت اطلاعات بیمار استفاده می شود. این بدترین استراتژی ممکن برا این کار است. این گونه اطلاعات غیرقابل جستجو و غیر قابل بازیابی هستند. هیچ پشتیبانی قابل ایجاد نیست و اگر دفتر به هر عنوان مخشوش یا مفقود شود هیچ راهی برای بازیابی اطلاعات وجود ندارد. ایجاد یک بستر مناسب برای ذخیره اطلاعات بیماران و مراجعان می تواند راهگشای توسعه فرایندهای آتی گردد. باید به این نکته توجه کرد که بعد از مدتی این اطلاعات و داده های شما از بیماران است که مسیر توسعه کاری شما را فراهم می کند و بدون استفاده از داده ها و تحلیل اطلاعات بیماران مسیر توسعه شغل شما با کندی زیادی همراه خواهد بود.
نحوه مدیریت داده های بیماران
اکنون به این سوال کلیدی و مهم رسیدم که چه زمانی یک مطب واقعا به یک نرم افزار مطب نیاز دارد؟ این سوال در بین پزشکان پاسخ های متفاوتی دارد. برخی پزشکان هنوز بر این عقیده هستند که جمع آوری داده های بیماران کار مفیدی نیست. ولی آیا واقعا جمع آوری اطلاعات بیماران مفید است؟ پاسخ این سوال بستگی مستقیم به نگرش شما از مسیر شغلی خودتان دارد. بهتر است از خودتان بپرسید که آیا نرم افزار مدیریت مطب برای من مفید است یا نه؟ در پاسخ به این سوال باید مسیر شغلی خود را جستجو کنید. اگر می خواهید صرفا بیماران یک سگمنت یا منطقه خاصی را هدف کنید گذاری کنید و به صورت سنتی در مطب خودتان به مداوای بیماران بپردازید، باید بگویم نه نیاز ندارید. زیرا پزشکان زیادی در گذشته به این شیوه طبابت کرده اند و موفق هم بوده اند. اگر از این مثال ها دارید باید بگویم که درست است و افراد زیادی اینچنین طبابت کردند، به گونه ای که حتی گاهی از بیماران بیمار یک ماه قبل خود نیز اطلاعاتی ندارند. اما نکاتی وجود دارد که باید در نظر داشت که در ادامه به این نکات می پردازیم.
تغییرات فضای کار
بسیاری از پزشکان قدیمی در فضایی به دور از رقابت امروزی فعالیت می کردند. عدم وجود فضای مجازی محل تبلیغات زیادی را ایجاد نمی کرد. هرچند نیازی هم حس نمی شد. چون کمبود پزشک بیماران را به سمت پزشکان سوق می داد و این خود بیمار بود که همیشه در جستجوی پزشک می گشتند. در این فضا فقط کافی بود یک مطب افتتاح و یک تابلوی کوچک بزنید. بیمار خودش می آید و چون تجربه پزشک دیگری را هم ندارد خودش برای شما تبلیغ هم می کند.
تغییرات جامعه
با افزایش استفاده از فضای مجازی و توسعه حمل و نقل و خودروهای شخصی میزان آشنایی با پزشکان در شهرهای بزرگ بیشتر شده است. بیماران این امکان را دارند به سادگی به شهرهای بزرگ برای امور درمانی مراجعه کنند. این موضوع باعث تجمع بیمار در شهرهای بزرگ تر برای پزشکان دارای توان تبلیغی بیشتر شده است.
تغییرات فضای جامعه
در زمان نه چندان دور میزان درآمد برای پزشکان اهمیت چندانی نداشت و پزشکی صرفا یک شغل با درآمد بالا محسوب می شد. ولی امروزه درآمد یکی از معیارهای کلیدی در جامعه پزشکی محسوب می شود. پزشکان زیادی به دنبال راه هایی برای کسب درآمد بیشتر هستند.
زمان استفاده از نرم افزار مدیریت مطب
تمامی این موضوعات را اگر کنار هم بگذاریم می بینیم که امروز بدون تبلیغات و بدون اطلاعات عملا نمی توان روند توسعه کار در فضای درمان را پیش برد. اکنون می توان به این سوال پاسخ داد که چه زمانی برای استفاده از نرم افزار مدیریت مطب مناسب است؟ پاسخ من همین امروز است. شما با استفاده از یک نرم افزار مدیریت مطب به سادگی می توانید تمام اطلاعات بیماران را ثبت نمایید. تاریخ مراجعه و نوع مشکل آنها را مشخص کنید. درمان های ارائه شده را ثبت کنید و بعد از مدتی گزارش بگیرید. اینجاست که به روشنی پاسخ سوالات برای شما روشن می شود.
برای مثال فرض کنید چه مشکلاتی بین بیماران شما زیاد است؟ به سادگی با چند کلیک گزارش آماری مشکلات را مشاهده خواهید کرد. چه مشکلاتی بین بیماران بیشترین درآمد را برای من ایجاد می کند؟ پاسخ در نرم افزار وجود دارد و می توانید مسیر تخصصی خود را به سمت آن مشکل خاص سوق دهید تا درآمد خود را چندین برابر کنید. یا هزاران سوال دیگر که اطلاعات و آمار موجود در نرم افزار می تواند پاسخ دقیقی به شما دهد و راهگشای مسیر توسعه باشد. فرض کنید که یک خدمت جدید به این مطب خود اضافه کردید، برای معرفی آن به سادگی از لیست بیماران در نرم افزار خروجی بگیرید. با پیامک یا جوامع مجازی به مراجعه کنندگان قبلی خود اطلاع رسانی کنید و با یک تبلیغ هدفمند هزینه تبلیغات خود را کاهش دهید.
اگر به دنبال توسعه تخصص خود هستید و می خواهید درمانی دقیق و درخور تحسین ارائه دهید، قطعا اطلاعات آماری تشخیص ها و درمان های ارائه شده و نتایج پیگیری آنها می تواند برای شما بسیار مهم و مفید باشد. با هر قصد و نیتی که برای توسعه کار و تخصص خود داشته باشید، در دنیای فناوری مدرن امروز اطلاعات می تواند گزینه کلیدی باشد و مسیر توسعه ی شما رو هموار کند. استفاده از یک نرم افزار مدیریت مطب مناسب است قطعا عنصری است که این امکان را برای شما فراهم می کند.