مدیریت مطب پزشک بسیار ضروری است. زیرا مطب های پزشکی در ایران سال هاست که به عنوان شالوده اصلی مداوای بیماران شناخته می شوند. مطب های پزشکی در کنار کلینیک ها در طول سال ها فعالیت های زیادی جهت درمان بیماران داشته اند ولی از لحاظ عملکردی با هم متفاوت هستند. مطب های پزشکی بیشتر در حوزه ی تشخیص تخصصی فعالیت دارند. عملیات درمان تخصصی به خصوص در حوزه جراحی، در کلینیک های تخصصی و مراکز جراحی محدود انجام می گیرد. البته این الگو برای تمامی مطب ها درست نیست. مطب ها، در صورت نیاز به درمان دارویی، یا درمان های غیر جراحی، مانند خدمات زیبایی یا مشاوره های روانشناسی و یا سایر خدمات به صورت مستقل اقدام به درمان در مطب می نماید.
در مطب بسیاری از پزشکان متخصص و جراحان علاوه بر تشخیص اولیه گاهی درمان، فرایند مراقبت و پایش بعد از درمان نیز انجام می شود. بیماران بعد از جراحی برای کنترل روند درمان به مطب پزشکان مراجعه می کنند. اطلاعات درمان و اطلاعات مراجعه مکرر بیماران به مطب موضوعی است باید به خوبی مدیریت کردد. در این مقاله به چندین چالش در حوزه مدیریت منطقه پزشکان می پردازیم و سپس در جستجوی علل آن برخواهیم آمد.
مدیریت اطلاعات بیماران مطب
در مطب ها مدیریت اطلاعات بیماران یک بخش مهم است که میتواند اطلاعات بسایر کاربردی تولید کند. یک مطب تخصصی روزانه حدود 30 الی 50 بیمار مراجعه می کند و درخواست خدمات پزشکی دارند. این رقم را در فرآیند یک الی دو ساله در نظر بگیرید. اگر 200 روز کاری در سال داشته باشیم، در طی دو سال 1200 الی 2000 ویزیت بیمار در مطب انجام می پذیرد. ثبت و مدیریت این حجم از داده ها کاری که حتما باید به دقت مورد توجه قرار گیرد. این اطلاعات نیازمند یک ساختار مناسب برای مدیریت اطلاعات بیماران است علاوه بر اطلاعات شخصی بیماران، داشتن اطلاعات بیماری، تاریخ مراجعات، تشخیص ها و درمان ها و نتایج درمان های صورت گرفته باید نگهداری و مدیریت شود.
نحوه نگهداری و مدیریت این اطلاعات موضوعی است که باید به صورت پایه ای مورد توجه قرار گیرد. ذخیره صحیح اطلاعات در آینده بسیار مفید خواهد بود و می توان از آنها به نتایج مهمی دست یافت. اگر شما یک پزشک هستید و قصد راه اندازی مطب پزشکی برای خود را دارید در ابتدای مسیر حتما برای این موضوع چاره اندیشی کنید. اطمینان داشته باشید نقش اطلاعات در این عصر که فناوری های مختلفی برای مدیریت آن وجود دارد و فضای درمان نیز رقابتی شده است بسیار موثر و مفیدخواهد بود. این موضوع یکی از ارکان مهم مدیریت مطب های پزشکی است. زیرا مطب بدون حضور بیمار بدون رضایت بیمار و بدون تحلیل عملکرد پزشک قابل توسعه و رشد نیست.
از این اطلاعات برای ارسال پیامک و تماس با بیماران استفاده کنید. ارتباط موثر و مداوم با بیماران باعث افزایش رضایت آنها می گردد و جایگاه درمانی پزشک را در هنگام پیگیری، صرفا به حوزه صدور نسخه دارویی یا جراحی محدود نمی کند. اینکه بیماران بدانند پزشک پیگیر وضعیت سلامتی آنهاست و صرفا ارتباط آنها به پرداخت هزینه و دریافت نسخه دارویی یا عمل جراحی محدود نشده است، حس دوستی و محبت با پزشک خواهند داشت و همیشه پزشک را به دیگران توصیه می نماید و از آنها می خواهد برای درمان به این پزشک مراجعه نمایند.
مدیریت مالی مطب
جریان نقدینگی و مدیریت هزینه های مطب یکی از مهم ترین موضوعات در مدیریت مطب ها می باشد. جریان مالی موضوعی است که مهمترین عامل ماهیت وجودی مطب دارد. بدون جریان مالی مدیریت به عنوان یک شغل ماهیت خود را از دست داده تبدیل به بنگاه خیریه می شود. برخی از مطب ها دارای سود دهی بالایی هستند و به علت سود بالا، پزشکان احساس می کنند نیازی به مدیریت مالی ندارند. در حالی که سود بالا دلیلی برای عدم مدیریت مالی نیست. سود بالا باید محاسبه و مدیریت هزینه شود و درآمد اضافی صرف توسعه و تبلیغات صحیح و یا سرمایه گذاری در حوزه های مالی گردد.
در شرایط مخالف این سود دهی، زیان دهی هم وجود دارد به خصوص برای پزشکان چند شغله که در بیمارستان ها، درمانگاه ها، و کلینیک های تخصصی و مطب فعالیت همزمان دارند. این افراد به علت تنوع کانال های درآمدی، ممکن است متوجه زیان دهی مطب نشوند. در حالی که مطب زیان ده بوده یا سود قابل توجهی بر اساس زمان صرف شده با آن عاید پزشک نمی شود. در هر حال مدیریت مالی یک مطب بسیار مهم و ضروری است که باید به آن پرداخته شود. آنچه بین مردم همیشه مورد صحبت قرار می گیرد، درآمد بالای پزشکان اس.، ولی امروزه فضای درمان کشور جو رقابتی دارد و نیاز به هزینه در حوزه های مختلف برای تامین نظر بیماران است.
هزینه تبلیغات در حوزه های درمان بسیار زیاد شده است. معمولا پزشکانی که تازه وارد حوزه درمان شده اند و تجربه بازار زیادی ندارند در حوزه تبلیغات هزینه های بالایی انجام می دهند. که برخی از آنها بازخورد خوبی ندارد. بنابراین مدیریت هزینه ها هر روز بیش از پیش به یک نیاز کلیدی تبدیل می شود.
مدیریت مجوزهای مطب و هزینه های قانونی
در مطب ها مدیریت مجوز موضوع سختی نیست و بر اساس تخصص شما نیاز به چندین مجوز از قبیل پروانه مطب، شماره نظام پزشکی و سایر حوزه های تخصصی هستید. ولی آنچه مهم است هزینه هایی که در پس این مجوزها قرار گرفته و گاها به یکباره و بدون اینکه در محاسبات هزینه روزمره شما محاسبه شود وارد می شود و سود شما را تحت الشعاع خود قرار می دهد. این هزینه ها شامل هزینه مالیات، بیمه پرسنل، بیمه مسئولیت، اجاره مطب، فضاسازی داخلی مطب و سایر هزینه های پیش بینی نشده می باشد. اگر حاشیه سود کمی دارید باید به این هزینه ها توجه ویژه داشته باشید تا در صورتی که متحمل هزینه پیش بینی نشده ای شدید منجر به زیان مالی نگردید.
چرا مطب دچار بی نظمی می شود؟
بی نظمی در مطب ها به علت مختلفی رخ می دهد که مشکلات مختلفی از قبیل عدم تمرکز پزشک، شلوغ شدن مطب در بازه زمانی کوتاه و عدم تطبیق با این وضعیت، نارضایتی بیماران و هزینه های از دست رفته می گردد. برای اینکه مطب همیشه منظم باشد و نظم در اولویت امور قرار گیرد باید چندین کار به ترتیب اولویت و بر اساس نوع بی نظمی ایجاد شده انجام پذیرد
نظم در نوبت دهی مطب
بر اساس تخصص پزشک مطب و حجم بیمار مدیریت صف اهمیت زیادی دارد. میزان زمان انتظار بسیار مهم است. این اهمیت از چند جنبه ضرورت دارد اول اینکه زمان انتظار طولانی باعث نارضایتی بیماران می گردد. زیرا در انتظار ماندن و گاهی درد کشیدن در کنار هم باعث ناراحتی و عصبی شدن افراد می گردد. دوم اینکه تعداد بیماران زیاد تعداد زیاد بیماران در صف انتظار، نیازمند یک اتاق انتظار نسبتا بزرگ با تعداد قابل توجهی صندلی است خود باعث افزایش هزینه های مطب می گردد. بنابراین مدیریت مناسب صرف مطب می تواند بسیار موثر و کاربردی باشد
روندهای درمانی مطب
بارها و بارها پیش آمده که در مطب پرشک، منشی درباره شماره پرونده بیمار از وی سوال می کند تا پرونده کاغذی وی را استخراج و در اختیار پزشک قرار دهد. ولی بیمار شماره پرونده خود را فراموش کرده است. این صحنه را با موردی مقایسه کنید که بیمار به سادگی و بدون نیاز به شماره پرونده نوبت خود را رزرو کرده و به محض ورود به اتاق پزشک، پزشک درباره وضعیت مشکل قبلی و میزان تاثیر درمان تجویز شده از او سوال می پرسد. گویی پزشک بیمار و مشکلش را کامل به خاطر دارد. در این دو وضعیت فکر می کنید حس بیمار چقدر متفاوت خواهد بود. با مدیریت درست و سیستمی پرونده درمانی این کار ممکن است.
شاید ساده ترین کار ایجاد یک فایل اکسل در سیستم منشی و ثبت اطلاعات بیمار و شماره پرونده ها باشد. البته شیوه ایده آلی نیست ولی از اینکه شماره پرونده درمانی را در یک برگه بنویسیم و به دست بیمار بدهیم و انتظار حفظ و نگهداری کامل داشته باشیم بهتر و حرفه ای تر است.
مدیریت پرسنل مطب
یک اصل در هر کسب و کاری وجود دارد و آن این است که پرسنل شما طوری رفتار می کنند که شما از آنها می خواهید نه چیزی که آرزو دارید. پس شما به عنوان مدیر مطب وظیفه دارید پرسنل خود را آموزش دهید. تا آن گونه که شما دوست دارید با بیماران رفتار کند و رفتار سازمانی مشخص حرفه ای داشته باشند. آموزش پرسنل باید به گونه ای باشد تا یک رفتار مشخص در یک زمان مشخص رخ دهد. پس از آموزش، رفتار پرسنل باید توسط شما رصد شود تا در اثر روزمرگی و خستگی به دست فراموشی سپرده نشود و با رفتار فردی جایگزین نشود. زیرا پرسنل شما هویت سازمانی شما را مشخص می کنند و در تعامل با بیماران این هویت سازمانی متبلور می شود.
مدیریت فضای مطب
فضا و دکوراسیون مطب بسیار مهم است. امروزه دیگر دوران استفاده از یک دفتر ساده با یک میز و صندلی برای ارائه خدمات درمانی گذشته است .دفاتر پزشکی امروزه دارای فضاسازی و طراحی مناسب برای اتاق انتظار و مطب هستند. استفاده از طراحی زیبا و نورپردازی و پرسنل دارای یونیفورم شخصیت کاری شما را ایجاد می کند و می تواند در مسیر جذب بیمار و توسعه مطب شما مفید باشد.
مدیریت مطب
مدیریت مطب پزشکی کار مشکلی نیست. ولی عدم انجام برخی موارد در مدت کوتاه می تواند باعث بروز مشکلات متعددی گردد. برای مدیریت بهتر مطب و عدم ایجاد مشکل در آینده پیشنهاد می کنم از یک نرم افزار مدیریت مطب مناسب استفاده کنید. اطلاعات بیمار به صورت یکپارچه در نرم افزار مدیریت مطب ذخیره گردد و اطلاعات نوبت و تعداد دفعات مراجعه و اطلاعات پرونده درمانی و پزشکی نیز همگی در یک سامانه جامعه ذخیره گردد. اینگونه نرم افزارها می توانند نظم زیادی در مطب شما ایجاد نمایند.